Mitbegründer und Geschäftsführer von axelity ag | Produktstratege der Schweizer Signaturlösung actaSIGN®
Schriftform und BGB §126a: Wann in Deutschland eine QES nötig ist
Digitale Signatur und elektronische Signatur werden in Deutschland oft synonym gesucht. Rechtlich ist die "elektronische Signatur" der massgebliche Begriff: Die eIDAS-Verordnung schafft einen einheitlichen europäischen Rahmen, und das BGB regelt, wann die elektronische Form die Schriftform ersetzen kann. Dieser Artikel erklärt die Rechtsgrundlagen, die drei Signaturqualitäten und gibt praktische Orientierung für deutsche Unternehmen. Die passende Länderübersicht finden Sie auf der Seite Digitale Signatur Deutschland.
eIDAS — der europäische Rechtsrahmen
Die Verordnung (EU) Nr. 910/2014 — bekannt als eIDAS-Verordnung (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) — ist seit dem 1. Juli 2016 in allen EU-Mitgliedstaaten unmittelbar anwendbar. Das bedeutet: In Deutschland braucht es kein nationales Umsetzungsgesetz — eIDAS gilt direkt.
Die Verordnung regelt:
- Die drei Stufen elektronischer Signaturen (EES, FES, QES)
- Die Anforderungen an Vertrauensdiensteanbieter (Trust Service Provider, TSP)
- Die grenzüberschreitende Anerkennung elektronischer Signaturen innerhalb der EU
- Das Diskriminierungsverbot: Eine elektronische Signatur darf nicht allein deshalb abgelehnt werden, weil sie elektronisch ist (Art. 25 Abs. 1 eIDAS)
Das Vertrauensdienstegesetz (VDG)
Ergänzend zur eIDAS-Verordnung hat Deutschland das Vertrauensdienstegesetz (VDG) erlassen. Es regelt die nationale Aufsicht über Vertrauensdiensteanbieter — zuständig ist die Bundesnetzagentur — und enthält Bussgeldsvorschriften bei Verstössen. Die materiellen Anforderungen an elektronische Signaturen werden jedoch durch eIDAS selbst definiert, nicht durch das VDG.
Die drei Signaturqualitäten
EES — Einfache elektronische Signatur
Die einfache elektronische Signatur ist die niedrigste Stufe. Sie umfasst jede Form elektronischer Daten, die einer Willenserklärung beigefügt sind — von der getippten Namenszeile in einer E-Mail bis zum Klick auf einen "Akzeptieren"-Button.
Identifikation: Keine besonderen Anforderungen. Die E-Mail-Adresse des Unterzeichners genügt.
Beweiskraft: Gering. Im Streitfall muss die Partei, die sich auf die Signatur beruft, deren Echtheit nachweisen (freie Beweiswürdigung nach §286 ZPO).
Typische Anwendungen: Interne Freigaben, Besprechungsprotokolle, Lieferscheine, allgemeine Geschäftskorrespondenz.
FES — Fortgeschrittene elektronische Signatur
Die fortgeschrittene elektronische Signatur erfüllt vier Kriterien gemäss Art. 26 eIDAS: Sie ist eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet, ermöglicht dessen Identifizierung, steht unter seiner alleinigen Kontrolle und ist so mit den Daten verbunden, dass nachträgliche Änderungen erkennbar sind.
Identifikation: E-Mail-Adresse und Mobiltelefonnummer (Zwei-Faktor-Verifizierung).
Beweiskraft: Mittel bis hoch. Die technische Zuordnung zum Unterzeichner erhöht die Nachweisbarkeit erheblich.
Typische Anwendungen: Arbeitsverträge (unbefristet), Mietverträge, Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Handelsvertreterverträge.
QES — Qualifizierte elektronische Signatur
Die qualifizierte elektronische Signatur ist die höchste Stufe. Sie basiert auf einem qualifizierten Zertifikat und wird mit einer qualifizierten Signaturerstellungseinheit erstellt (Art. 3 Nr. 12 eIDAS). In Deutschland ist sie gemäss BGB §126a der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt.
Identifikation: Starke Zwei-Faktor-Authentifizierung über einen anerkannten Trust Service Provider.
Beweiskraft: Sehr hoch. Es gilt der Anscheinsbeweis — die Gegenseite muss nachweisen, dass die Signatur nicht echt ist.
Typische Anwendungen: Verbraucherdarlehensverträge, befristete Arbeitsverträge und andere Erklärungen, für die das Gesetz Schriftform verlangt, ohne die elektronische Form auszuschliessen.
BGB §126a — Wann elektronische Form die Schriftform ersetzt
Das Bürgerliche Gesetzbuch regelt in §126 BGB die Schriftform und in §126a BGB die elektronische Form als deren Äquivalent:
Soll die gesetzlich vorgeschriebene schriftliche Form durch die elektronische Form ersetzt werden, so muss der Aussteller der Erklärung dieser seinen Namen hinzufügen und das elektronische Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen. — BGB §126a Abs. 1
Das bedeutet konkret: Überall dort, wo das Gesetz "Schriftform" verlangt und weder die elektronische Form ausschliesst (etwa §623 und §766 Satz 2 BGB) noch die eigenhändige Unterschrift oder notarielle Beurkundung vorschreibt, kann die QES die handschriftliche Unterschrift ersetzen.
Welche Verträge erfordern welche Signaturqualität?
| Vertragstyp | Mindestanforderung | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Allgemeine Geschäftskorrespondenz | EES | Formfreiheit |
| Kaufvertrag (bewegliche Sachen) | EES | Formfreiheit (§433 BGB) |
| Unbefristeter Arbeitsvertrag | EES/FES empfohlen | Formfreiheit, aber Nachweisgesetz beachten |
| Befristeter Arbeitsvertrag | QES | §14 Abs. 4 TzBfG, §126a BGB |
| Verbraucherdarlehensvertrag | QES | §492 Abs. 1 BGB, §126a BGB |
| Bürgschaft (Nichtkaufmann) | Papier mit eigenhändiger Unterschrift | §766 Satz 2 BGB — QES reicht nicht |
| Kündigung oder Aufhebungsvertrag (Arbeitsverhältnis) | Papier mit eigenhändiger Unterschrift | §623 BGB — QES reicht nicht |
| Kündigung Mietvertrag (Wohnung) | QES | §568 BGB, §126a BGB |
| Arbeitnehmerüberlassung | QES | §12 AÜG |
| Grundstückkaufvertrag | Notarielle Beurkundung | §311b BGB — QES reicht nicht |
| Eheverträge | Notarielle Beurkundung | §1410 BGB — QES reicht nicht |
Wichtig: Bei notarieller Beurkundung oder eigenhändiger Unterschrift (z. B. handschriftliches Testament nach §2247 BGB) ersetzt die QES die Formvorschrift nicht.
Grenzüberschreitendes Signieren: Deutschland und Schweiz
Deutsche Unternehmen, die mit Schweizer Partnern zusammenarbeiten, stehen vor einer besonderen Situation: Die Schweiz ist kein EU-Mitglied, und es gibt bislang keine offizielle gegenseitige Anerkennung elektronischer Signaturen zwischen der EU und der Schweiz.
Eine Schweizer QES nach ZertES ist in der EU deshalb nicht automatisch eine QES nach eIDAS. In der Praxis wählen Sie die qualifizierte Signatur danach, wo das Dokument gelten muss: actaSIGN signiert über Swisscom Trust Services; Swisscom Trust Services ist vom BAKOM anerkannt und auf der EU Trusted List aufgeführt.
Das bedeutet: actaSIGN bietet die qualifizierte Signatur nach ZertES für die Schweiz (QES CH) und nach eIDAS für die EU und den EWR (QES EU). Für Deutschland gilt die QES nach eIDAS (QES EU); sie wird in allen EU-Mitgliedstaaten als QES anerkannt (Art. 25 Abs. 3 eIDAS).
Am 29. Januar 2025 hat der Schweizer Bundesrat das UVEK und das EDA beauftragt, ein Verhandlungsmandat für die gegenseitige Anerkennung der QES mit der EU auszuarbeiten. Laut BAKOM laufen die Gespräche mit der Europäischen Kommission; ein Abkommen vor Ende 2026 gilt als wenig wahrscheinlich (Stand 19. August 2026). Bis zu einem Abkommen wählen Sie für Dokumente, die in Deutschland gelten müssen, die QES EU und für Dokumente, die in der Schweiz gelten müssen, die QES CH.
Praktische Tipps für deutsche Unternehmen
1. Signaturqualität an den Anwendungsfall anpassen
Nicht jedes Dokument braucht eine QES. Viele alltägliche Geschäftsvorgänge sind formfrei — hier reicht eine EES oder FES. Die QES ist dann nötig, wenn das Gesetz die Schriftform vorschreibt.
2. Datenschutz und Hosting prüfen
Deutsche Unternehmen unterliegen der DSGVO. Prüfen Sie, wo Ihr E-Signatur-Anbieter die Daten hostet. actaSIGN betreibt seine Infrastruktur in einem Schweizer Rechenzentrum — ohne internationale Cloud-Anbieter wie AWS, Azure oder Google Cloud. Das Schweizer Datenschutzniveau ist von der EU als angemessen anerkannt (Angemessenheitsbeschluss).
3. Einen anerkannten TSP verwenden
Achten Sie darauf, dass der Trust Service Provider auf der EU Trusted List geführt wird. Nur dann sind die erstellten QES in der gesamten EU — einschliesslich Deutschland — rechtlich als qualifiziert anerkannt.
4. Interne Richtlinien erstellen
Definieren Sie, welche Dokumenttypen welche Signaturqualität erfordern. Eine einfache interne Richtlinie schafft Klarheit und vermeidet Unsicherheiten bei Mitarbeitenden.
5. Integration in bestehende Systeme prüfen
actaSIGN bietet eine REST API, SSO via OpenID Connect und Integrationen in DMS-Systeme wie Kendox und docuvita — beides im deutschen und österreichischen Markt etablierte Lösungen.
Fazit
Die Rechtslage für elektronische Signaturen in Deutschland ist klar: Die eIDAS-Verordnung bildet den Rahmen, BGB §126a regelt die Gleichstellung mit der Schriftform. Für die meisten Geschäftsvorgänge reichen EES oder FES — die QES kommt dort zum Einsatz, wo das Gesetz die Schriftform verlangt.
Mit einem E-Signatur-Anbieter, der auf einem EU-gelisteten Trust Service Provider basiert und Schweizer Hosting bietet, können deutsche Unternehmen sowohl national als auch grenzüberschreitend rechtssicher signieren.
Rechtsquellen
Die im Artikel genannten Gesetze im amtlichen Wortlaut:
- Bundesgesetz über die elektronische Signatur (ZertES, SR 943.03)
- Verordnung (EU) Nr. 910/2014 (eIDAS)
- Bürgerliches Gesetzbuch (BGB)
- Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG)
- Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679 (DSGVO)
Hinweis: Dieser Artikel ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei formkritischen oder grenzüberschreitenden Geschäften sollte die konkrete Rechtslage im Einzelfall geprüft werden.