Für Rechtsabteilungen, Treuhand und Steuerberatung

Verträge und Mandate digital signieren — rechtssicher, effizient, compliant

actaSIGN vereinfacht die Vertragsarbeit für Rechtsabteilungen, Treuhandgesellschaften und Steuerberater. Von der NDA über Mandatsvereinbarungen bis zur Steuererklärung — alles digital, alles nachvollziehbar.

Demo anfragen Produkt entdecken

80 %

Kürzere Durchlaufzeit bei Vertragsfreigaben

100 %

Nachvollziehbar dank lückenlosem Audit Trail

ZertES + eIDAS

Compliance in der Schweiz und der EU

Von manuellen Prozessen zu digitalem Vertragsmanagement

Rechtsabteilungen, Treuhandgesellschaften und Steuerberater kämpfen mit denselben Problemen: langsame Freigaben, fehlende Nachvollziehbarkeit und hoher Administrationsaufwand.

✗Ohne actaSIGN

✓Mit actaSIGN

Wochenlange Vertragsfreigaben

Verträge wandern zwischen Anwälten, Mandanten und Gegenparteien hin und her. Jede Unterschrift erfordert Druck, Post oder persönliches Erscheinen.

Vertragsfreigaben in Stunden statt Wochen

Verträge werden digital versandt und signiert. Kein Drucken, kein Postweg — Mandanten unterschreiben am selben Tag per Link.

Fehlende Nachvollziehbarkeit

Wer hat wann unterschrieben? Bei papierbasierten Prozessen fehlt der Nachweis — ein Risiko bei Streitigkeiten und Audits.

Lückenloser Audit Trail für jede Signatur

Zeitstempel, IP-Adresse, Identifikationsnachweis — jede Signatur ist revisionssicher dokumentiert und jederzeit überprüfbar.

Compliance-Risiken bei internationalen Mandaten

Unterschiedliche Rechtsordnungen, Fristen und Formvorschriften machen grenzüberschreitende Verträge fehleranfällig und zeitaufwendig.

International compliant — ZertES und eIDAS

actaSIGN nutzt Swisscom Trust Services, vom BAKOM anerkannt und auf der EU Trusted List aufgeführt. Qualifizierte Signaturen nach ZertES (Schweiz) oder eIDAS (EU und EWR).

Dokumentenflut bei Treuhand und Steuern

Jahresabschlüsse, Mandatsvereinbarungen, Vollmachten und Steuererklärungen — jedes Dokument braucht Unterschriften von mehreren Parteien.

Automatisierte Workflows für weniger Administration

Sequentielle und parallele Signaturabläufe, automatische Erinnerungen und Vorlagen reduzieren den manuellen Aufwand massiv.

Typische Anwendungsfälle

Von der Mandatsvereinbarung bis zur Steuererklärung — actaSIGN deckt die gesamte Bandbreite ab.

NDA und Rahmenverträge

Geheimhaltungsvereinbarungen, Rahmenverträge und Vergleiche — mit QES für höchste Rechtssicherheit oder FES für den Standardfall.

Mandatsvereinbarungen und Vollmachten

Treuhand- und Beratungsmandate, Verwaltungsratsvollmachten und Organschaftsvereinbarungen — digital, schnell und verbindlich.

Steuererklärungen und Jahresabschlüsse

Jahresrechnungen, Steuerformulare und Revisionsberichte — mehrere Parteien unterschreiben digital, ohne Papierstau zum Jahresende.

Beschaffung und Lieferantenverträge

Beschaffungsverträge, Service Level Agreements und Rahmenvereinbarungen — auch externe Partner signieren ohne Registrierung.

Was actaSIGN für Legal und Treuhand besonders macht

Entwickelt für Branchen, in denen Rechtssicherheit, Nachvollziehbarkeit und Effizienz entscheidend sind.

QES für höchste Rechtssicherheit

Qualifizierte elektronische Signaturen sind der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt — ideal für Verträge mit Formvorschrift.

Parallele und sequentielle Signaturabläufe

Definieren Sie, wer zuerst unterschreiben muss. Mandant, Anwalt, Gegenpartei — in der richtigen Reihenfolge oder gleichzeitig.

REST API für DMS- und ERP-Integration

Verbinden Sie actaSIGN mit Ihrem Dokumentenmanagement- oder ERP-System. Signaturen werden automatisch in bestehende Prozesse eingebettet.

Langzeitvalidierung und Archivierung

Signierte Dokumente bleiben dank Langzeitvalidierung (LTV) auch nach Jahren überprüfbar. Automatisch archiviert und jederzeit abrufbar.

In vier Schritten zum unterschriebenen Vertrag

Dokument hochladen

Laden Sie Ihren Vertrag, Ihre Mandatsvereinbarung oder Steuererklärung als PDF in actaSIGN hoch.

Unterzeichner einladen

Fügen Sie Mandanten, Gegenparteien oder Kollegen hinzu und wählen Sie die gewünschte Signaturqualität.

Digital signieren

Alle Parteien erhalten einen Link und signieren direkt im Browser — auf jedem Gerät, von überall.

Fertig — revisionssicher archiviert

Das signierte Dokument wird automatisch archiviert. Alle Beteiligten erhalten eine Kopie per E-Mail.

Häufige Fragen

Sind elektronisch signierte Verträge vor Gericht gültig?

Elektronische Signaturen sind als Beweismittel zulässig. In der Schweiz ist die QES mit qualifiziertem Zeitstempel nach ZertES der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt (Art. 14 Abs. 2bis OR), in der EU die QES nach eIDAS (Art. 25 Abs. 2 eIDAS) — jeweils soweit das Gesetz keine strengere Form verlangt. Die Beweiskraft einfacher und fortgeschrittener Signaturen würdigt das Gericht im Einzelfall.

Welche Signaturqualität brauche ich für Mandatsvereinbarungen?

Für die meisten Mandatsvereinbarungen und NDAs genügt die FES. Bei Verträgen mit gesetzlichem Schriftformerfordernis empfehlen wir die QES — sowohl nach Schweizer Recht (ZertES) als auch nach EU-Recht (eIDAS) bzw. deutschem Recht (BGB §126a).

Kann ich verschiedene Signaturqualitäten in einem Dokument mischen?

Ja. actaSIGN ermöglicht gemischte Signaturqualitäten — z. B. QES für den Anwalt und FES für den Mandanten im selben Vertrag.

Wie wird der Audit Trail rechtlich abgesichert?

Jeder Signaturvorgang wird lückenlos protokolliert: Zeitstempel, IP-Adresse, Identifikationsnachweis. Das signierte Dokument enthält einen kryptographischen Integritätsnachweis.

Erfüllt actaSIGN die Anforderungen für Treuhand und Steuerberatung?

Ja. actaSIGN ist ZertES- und eIDAS-konform und bietet alle drei Signaturqualitäten. Die Mandantenfähigkeit ermöglicht die Trennung verschiedener Kanzleien oder Mandate.

Funktioniert actaSIGN auch für grenzüberschreitende Verträge (CH–EU)?

Ja. Für Verträge, die in der EU gelten müssen, bietet actaSIGN die qualifizierte Signatur nach eIDAS (QES EU); sie wird in allen EU-Mitgliedstaaten als QES anerkannt. Für die Schweiz gibt es die QES nach ZertES. Swisscom Trust Services, über die actaSIGN signiert, steht auf der EU Trusted List.

Recht & Compliance

Werkvertrag digital unterschreiben: Wann braucht es EES, FES oder QES?

Werkvertrag digital unterschreiben: Wann EES oder FES genügt, wann eine Schweizer QES nötig ist und was Nachträge, Regierapporte und die Baumängelrevision 2026 ändern.

25. August 202618 Min. Lesezeit

Grundlagen

Unterschied EES, FES und QES – Welche Signatur brauche ich?

Erfahren Sie den Unterschied zwischen EES, FES und QES – der einfachen, fortgeschrittenen und qualifizierten elektronischen Signatur. Welche Signatur für welche Anforderungen gilt.

4. April 202510 Min. Lesezeit