Qualifizierte elektronische Signatur (QES) in der Schweiz: Wann Sie sie brauchen

Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist die höchste Stufe der elektronischen Signatur — und die einzige, die der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt ist. Doch so wertvoll diese Gleichstellung ist: Für die Mehrheit der Geschäftsdokumente ist die QES gar nicht erforderlich. Wer jedes Dokument qualifiziert signiert, macht seine Prozesse unnötig aufwendig; wer die QES dort weglässt, wo das Gesetz sie verlangt, riskiert die Ungültigkeit des Vertrags. Dieser Artikel zeigt, wann Sie die QES wirklich brauchen — und wann nicht.

Kurz beantwortet: In der Schweiz brauchen Sie die QES nur dort, wo das Gesetz die Schriftform verlangt, etwa beim Konsumkreditvertrag, beim Lehrvertrag oder beim nachvertraglichen Konkurrenzverbot. Mit einem qualifizierten Zeitstempel ersetzt sie dann die eigenhändige Unterschrift (Art. 14 Abs. 2bis OR). Für formfreie Verträge genügen EES oder FES. Die QES stellt ein anerkannter Anbieter wie Swisscom Trust Services aus; vor der ersten QES identifizieren Sie sich einmal, zum Beispiel mit der Mobile ID App. Bei actaSIGN enthält jeder Plan ein Jahreskontingent an QES (Preise); welche Dokumente welche Signatur brauchen, zeigt die Übersicht auf der Seite Elektronische Signatur Schweiz.

Was ist die QES?

Sowohl das Schweizer ZertES als auch die EU-Verordnung eIDAS definieren drei Signaturqualitäten: die einfache (EES), die fortgeschrittene (FES) und die qualifizierte elektronische Signatur (QES). Die QES unterscheidet sich von den beiden anderen Stufen in drei Punkten:

• Qualifiziertes Zertifikat: Die Signatur basiert auf einem Zertifikat, das ein anerkannter Trust Service Provider ausstellt — in der Schweiz beispielsweise Swisscom Trust Services, anerkannt durch das BAKOM.
• Einmalige persönliche Identifikation: Vor der ersten QES müssen Sie Ihre Identität nachweisen, etwa über die Mobile ID App.
• Starke Zwei-Faktor-Authentifizierung: Jede einzelne Signatur wird durch den Unterzeichner persönlich freigegeben.

Der Aufwand hat einen Zweck: Die QES bietet die höchste Beweiskraft der drei Signaturqualitäten.

Gleichgestellt mit der Handunterschrift — die Rechtslage

Schweiz: Nach OR Art. 14 Abs. 2bis ist die qualifizierte elektronische Signatur — in Verbindung mit einem qualifizierten Zeitstempel — der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt. Das ZertES regelt, welche Anbieter qualifizierte Zertifikate ausstellen dürfen.

EU: Die eIDAS-Verordnung ordnet der QES dieselbe Rechtswirkung zu wie einer handschriftlichen Unterschrift. Zusätzlich gilt: Eine in einem EU-Mitgliedstaat erstellte QES muss in allen anderen Mitgliedstaaten anerkannt werden.

Zwischen der Schweiz und der EU besteht bislang keine automatische gegenseitige Anerkennung. Eine Schweizer QES nach ZertES ist in der EU deshalb nicht automatisch eine QES nach eIDAS. In der Praxis wählen Unternehmen die Signatur danach, wo das Dokument gelten muss: die QES nach ZertES für die Schweiz, die QES nach eIDAS für die EU und den EWR. Swisscom Trust Services, über das actaSIGN signiert, ist vom BAKOM anerkannt und auf der EU Trusted List aufgeführt. Details zur Rechtslage in Ihrem Markt finden Sie auf unseren Länderseiten für die Schweiz und Deutschland.

Wann ist die QES gesetzlich erforderlich?

Die QES ist überall dort Pflicht, wo das Gesetz für ein Rechtsgeschäft die Schriftform verlangt und diese elektronisch erfüllt werden soll.

Typische Fälle in der Schweiz:

• Konsumkreditverträge (KKG Art. 9)
• Gesellschaftsrechtliche Beschlüsse und Vollmachten mit Schriftformerfordernis
• Behördliche Eingaben, sofern der elektronische Weg vorgesehen ist

Typische Fälle in Deutschland: Nach BGB §126a ersetzt die elektronische Form die gesetzliche Schriftform nur, wenn qualifiziert signiert wird. Vorsicht: Für einzelne Dokumente schliesst das Gesetz die elektronische Form ganz aus — etwa bei der Kündigung von Arbeitsverhältnissen (BGB §623). Welche HR-Dokumente welche Signaturqualität brauchen, zeigt unser Artikel HR-Dokumente in Deutschland.

Daneben gibt es gute Gründe, die QES freiwillig einzusetzen: bei Verträgen mit hohem Streitwert, in regulierten Branchen oder wenn die Gegenpartei maximale Beweiskraft erwartet.

Wann ist die QES überdimensioniert?

In der Schweiz gilt grundsätzlich Vertragsfreiheit: Die meisten Verträge sind formfrei gültig — sie könnten theoretisch auch mündlich geschlossen werden. Für diese Dokumente genügt eine EES oder FES:

• Offerten, Bestellungen und Auftragsbestätigungen
• NDAs, Liefer- und Rahmenverträge
• Die meisten Arbeitsverträge und HR-Dokumente
• Interne Freigaben und Protokolle

Die Faustregel: Je höher das wirtschaftliche Risiko und je strenger die Formvorschrift, desto höher die Signaturqualität. Einen detaillierten Vergleich der drei Stufen finden Sie im Artikel Unterschied EES, FES und QES.

Wo auch die QES nicht genügt

Die QES ersetzt die Schriftform — nicht aber strengere Formvorschriften:

• Bürgschaftserklärungen erfordern eine eigenhändige Unterschrift und die handschriftliche Angabe des Höchstbetrags (OR Art. 493).
• Grundstückkaufverträge erfordern eine notarielle Beurkundung (OR Art. 216).
• Eigenhändige Testamente müssen vollständig handschriftlich verfasst sein (ZGB Art. 505).

Wie Sie eine QES erstellen

Mit actaSIGN läuft der Weg zur QES in zwei Phasen:

1. Einmalige Identifikation: Sie weisen Ihre Identität gegenüber Swisscom Trust Services nach — zum Beispiel über die Mobile ID App. Eine Anleitung finden Sie in unserem Hilfeartikel zur QES-Identifikation mit Mobile ID.
2. Signieren im Browser: Danach signieren Sie jedes Dokument qualifiziert — Sie geben jede Signatur per Zwei-Faktor-Authentifizierung frei, ohne Installation, direkt im Browser. Wie das konkret aussieht, zeigt unsere Seite PDF signieren.

QES mit actaSIGN — im Jahreskontingent enthalten

actaSIGN unterstützt alle drei Signaturqualitäten auf einer Plattform: Sie wählen pro Dokument, ob EES, FES oder QES — und kombinieren bei Bedarf mehrere Qualitäten in einem Signaturprozess. Die Signaturen laufen über Swisscom Trust Services; bei der qualifizierten Signatur wählen Sie zwischen der QES nach ZertES für die Schweiz (QES CH) und der QES nach eIDAS für die EU und den EWR (QES EU). Die Preise bleiben transparent: ein Preis pro Organisation ab CHF 49 pro Monat, und jeder Plan enthält ein Jahreskontingent an QES. Weitere QES kosten in Mini und Pro CHF 2.50, in Team und Business ab CHF 1.80.

Rechtsquellen

Die im Artikel genannten Gesetze im amtlichen Wortlaut:

• Bundesgesetz über die elektronische Signatur (ZertES, SR 943.03)
• Obligationenrecht (OR, SR 220)
• Zivilgesetzbuch (ZGB, SR 210)
• Bundesgesetz über den Konsumkredit (KKG, SR 221.214.1)
• Verordnung (EU) Nr. 910/2014 (eIDAS)
• Bürgerliches Gesetzbuch (BGB)

Hinweis: Dieser Artikel ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei formkritischen oder grenzüberschreitenden Geschäften sollte die konkrete Rechtslage im Einzelfall geprüft werden.